Dobrý informační systém odhalí skryté rezervy

Vhodný informační systém musí pokrývat všechny základní činnosti dopravního procesu, tak aby jej mohly používat smíšené firmy, a současně musí být modulární, aby z něj profitovaly i firmy specializované. Tento IS musí být rovněž integrovaný, a mít tedy vlastní moduly ekonomické - účetnictví, personalistiku, mzdy a platy.
"Pro každou firmu je často nejdůležitějším údajem míra ziskovosti provozované činnosti. Takové údaje jí poskytuje účetnictví. Ale dopravní firmy požadují i informace o tom, s jakou rentabilitou realizují jednotlivá vozidla daný přepravní výkon, což zaznamenává tzv. hospodářský list vozidla. Tyto údaje je nutné seřadit v časových řadách tak, aby bylo možné vytvořit si různé pohledy na vozidlo nebo vybranou přepravu," říká Vladimír Mika, ředitel společnosti ISIT, a.s. Podle něj je proto důležitou částí informačního systému modul, který shromažďuje data o nákladech a výkonech vozidla, tato data agreguje a poskytuje souhrnné informace o ekonomice vozidla i ekonomice skupiny vozidel (tahač a návěs, valník, městský autobus, malý autobus atd.).
V dnešní době je rovněž nutné, aby byl informační systém schopen zabezpečit datové vazby mezi specializovanými firmami. Jde o situace, kdy má například dopravní firma uzavřenou lukrativní smlouvu na servis vozidel a součástí této smlouvy je i zabezpečení elektronického vstupu faktur došlých za opravy vozidel do účetnictví dopravní firmy, nebo v případě propojení spedice přímo s odbytem výrobce zboží.

Vhodné moduly IS pro dopravní firmu

Integrovaný informační systém je rozdělen do dílčích částí a měl by pokrývat všechny základní činnosti dané firmy. Jsou jimi:
* pracovní síla (personalistika, mzdy a platy, podniková spořitelna, jízda bez nehod),
* i nvestiční majetek (evidence, plánování údržby),
* autoservis (dílna, zakázkový systém oprav),
* MTZ (skladové hospodářství, prodej zboží, evidence pneu, sledování spotřeby pohonných hmot),
* nákladní doprava (zákazník, fakturace, kalkulace, statistika),
* spedice a centrální dispečink,
* odbyt, distribuce (řízení prodeje a nákupu, logistika, sklad zásob, výrobků a obalů),
* osobní doprava (zákazník, fakturace, optimalizace pravidelné dopravy, statistika apod.),
* ekonomika (účetnictví, finanční vztahy atd.),
* MIS (hospodářské listy vozidel, normování spotřeby PH, datové sklady).

Informační technologie ve vztahu ke spedici

Zaměřme se nyní na nejprogresivněji se rozvíjející část dopravního procesu, a to na spedici a požadavky této činnosti vzhledem k informačnímu systému. Odesílatel zásilky (přepravce) potřebuje mít k dispozici partnera, který se profesionálně vyzná v dopravě a činnostech s ní souvisejících. K tomu slouží spediční a zasilatelské firmy. Zasilatelství je integrujícím prvkem mezi jednotlivými druhy dopravy a dopravci, kteří se snaží optimálně volit dopravní cestu a zajistit maximální efektivnost dopravního procesu.
Informační toky v dopravě a spedici vznikají mezi všemi subjekty, tj. mezi výrobci, dodavateli, dopravci, příjemci a spotřebiteli. Výkonné informační systémy umožňují zkracovat reakční dobu dopravních a spedičních firem na přepravní požadavky. Počítačový spediční systém přitom nelze posuzovat jako samostatný izolovaný systém, ale řešení je potřebné zapracovat do celého dopravně-přepravního systému. Toto řešení, využívající výpočetní techniku, je ovšem podle Vladimíra Miky závislé na několika faktorech, mezi něž patří velikost a rozsah dané organizace. Je možno vytvářet počítačové spediční systémy jen pro základní část spedice, nebo přistupovat k řešení v celém rozsahu dopravně-spediční činnosti.
Při řešení je nutno postupovat racionálně, aby se nutné informace pořizovaly v minimální míře. Výchozím požadavkem v řízení nákladní dopravy je, aby náklad byl ve správném čase na správném místě. Pro tyto účely má dnes spedice k dispozici vybudovanou infrastrukturu. Platí proto, že čím lépe pracuje řízení, tím účelněji pracuje i doprava.

Logické řetězení v reálném čase

"Má-li být počítačový spediční systém účinný a efektivní, musí obsahovat programy, které umožní uživateli práci účelnou pro potřeby řízení. Zpracování musí navazovat na logický tok informací souvisejících s přepravou zboží. Úloha spedičního systému spočívá v zajištění všech základních funkcí spediční firmy, která realizuje významnou část logických přepravních řetězců.
To znamená, že spediční systém zahrnuje oblasti od zpracování objednávek, vytváření základních souborů optimalizace dopravní cesty, export, import, skladování, balení, fakturaci přepravného až po statistiky apod. Zpracování musí probíhat komplexně v reálném čase," uzavírá ředitel společnosti ISIT Mika.