Mít datovou schránku a pravidelně si z ní vybírat písemnosti doručené úřady bude od prvního listopadu nová povinnost firem. Podniky si ji mohou aktivovat už nyní ve zkušebním provozu, který probíhá od prvního července. Ostrý start systému, jenž je podobný e-mailu a nahradí klasické papírové dopisy a úřední obsílky, začne 1. listopadu.
Pro jednotlivce a živnostníky datové schránky nejsou povinné. Pro právnické osoby a orgány veřejné správy však ano.
Jak schránku získat
Firmám, které musí datovou schránku ze zákona mít, ji ministerstvo vnitra automaticky samo zřídí. Nemusejí o ni nijak žádat. Do 30. července od ministerstva poštou obdrží přístupové kódy, které umožní její aktivaci. Ze zákona je totiž mají dostat 90 dnů před spuštěním systému.
Živnostníci a fyzické osoby povinnost zřídit si datovou schránku nemají. Pokud ji však chtějí, mohou o ni požádat. Potřebují k tomu formulář, který je ke stažení na stránkách www.datoveschranky.info. Ten vyplní a odešlou nebo odnesou na pracoviště, která žádosti zpracovávají (viz box vpravo nahoře). Do deseti dnů by jim měly přijít poštou přístupové kódy ke schránce.
Kdo si datovou schránku zřídí, bude mít nové povinnosti. Dokument, který vám do ní úřad pošle, se bude považovat za doručený okamžikem, kdy se do schránky přihlásíte. A to bez ohledu na to, zda jste dokument četli.
Mít aktuální údaje v obchodním rejstříku bude kvůli datové schránce ještě důležitější než dnes. Jinak se totiž například může stát, že písemnosti poslané úřady vůbec neobdrží ty osoby, které mají.
Zatím bude možné prostřednictvím datových schránek komunikovat pouze s veřejnou správou. Do budoucna se plánuje, že si takto budou moci předávat dokumenty i firmy mezi sebou.
Živnostníci nebo běžní občané, kteří si datovou schránku založí, mají na rozdíl od právnických osob možnost datovou schránku zrušit. Stačí o to opět požádat prostřednictvím formuláře.
První žádosti na založení datových schránek se začaly přijímat 1. července.
Po třech týdnech zkušebního provozu bylo do 20. července aktivovaných celkem 6869 schránek. Odesláno bylo celkem 389 495 obálek s přístupovými hesly ke "schránkám". Byli mezi nimi fyzické osoby, podnikající fyzické osoby, notáři, exekutoři, právnické osoby. Při srovnání čísel je zřejmé, že počet "živých" schránek je stále nízký.
Firmy se netváří nadšeně
Živnostníci a malé podniky, které HN oslovily, si ale zatím mnohdy neumějí představit, jak budou schránku ke svému podnikání využívat. Datová schránka - co to je, říká řada z nich.
Ti, kteří se s možnostmi datových schránek seznámili, si stěžují zejména na to, že jsou při přihlašování vyzváni k souhlasu s instalací zásuvného modulu 602XMLFiller, což bezpečnostní systémy počítačů uživatelům nedoporučují. Bez tohoto modulu však práce se schránkou není možná. Ministerstvo vnitra nabádá, aby uživatelé toto upozornění ignorovali s tím, že žádné riziko nehrozí.
Některé firmy však odmítají hazardovat s bezpečností svého počítačového systému. Datovou schránku si proto nechtějí aktivovat dřív, než to bude ze zákona povinné. "Není zajištěný dostatečný mechanismus ochrany dat. Budeme datové schránky používat jen v termínu předepsaném zákonem," říká advokátka Thu Nga Haškovcová, partnerka právní firmy bpv/Braun Haškovcová .
Firmy si také stěžují na to, že pokud chtějí převést dokumenty do papírové podoby, musí například na poště, která tuto službu nabízí, zaplatit za stránku 30 korun.
Pozitivně vnímají datové schránky spíše větší firmy. "Je to úspora ve všech směrech - financí i materiálu. Chceme být vzorem pro klienty, rozhodli jsme se zřídit datovou schránku před termínem vyplývajícím ze zákona," říká Jan Přerovský, generální ředitel IT firmy Asseco.
Výhodu vidí zejména v návaznosti datových schránek na vnitřní informační systém firmy. "Máme hotovou analýzu, připravené vnitřní procesy, detailní popis realizace a čeká nás už jen ostrý provoz," dodává Přerovský.
Na modernější komunikaci se těší i Tomáš Holomoucký, ředitel logistické firmy DB Schenker. "Datové schránky odrážejí trendy běžné v moderním podnikání. V logistice s rozšiřováním informačních systémů ubývá písemných dokladů. Výjimkou nejsou ani složité mezinárodní přepravy, kde má elektronické odbavování zásilek pozitivní vliv na rychlost přepravy," říká Holomoucký. Zavádění datových schránek vnímá jako logický krok.
Zkušenosti z Luhačovic
Lidé a firmy však zatím nemůžou počítat s tím, že komunikace s úřady prostřednictvím datových schránek bude hned bezproblémová. Na nepřipravenost systému upozorňují i lidé z veřejné správy.
Negativní zkušenost má Michael Jahoda, tajemník městského úřadu z Luhačovic na Zlínsku. "Vše je šito horkou jehlou, s řadou nepřesností a nedokonalostí," říká.
I když se podle jeho slov na start datových schránek úřad dlouho pečlivě připravoval, myslí si, že systém nebude fungovat dřív než v listopadu.
"Mým zájmem bylo učinit opatření, abychom mohli datové schránky skutečně využívat od 1. 7. 2009. Ukázalo se, že je to naprostá utopie," poznamenává Michael Jahoda.
"Většina spisových služeb není v takovém stavu, aby dokázala spolehlivě komunikovat s datovými schránkami a pracovat. To, že máme zákon, ještě neznamená, že systém funguje a hlavně je aktivně využíván," míní Jahoda.
Úřad, na kterém pracuje, už obdržel přístupová hesla k datové schránce, s jejím zprovozněním však počítá až 1. 11. 2009. "Do té doby předpokládáme také upgrade spisové služby. Poté zahájíme přijímání došlých dokumentů z datové schránky. Současně začneme pilotně z některých pracovišť i odesílat. Tento režim bude probíhat během října. Na základě měsíčních zkušeností stanovíme přesná provozní pravidla pro standardní a plné využívání datových schránek," dodává Jahoda.
Zároveň vyjadřuje pochybnosti, zda si lidé zvyknou nový systém datových schránek využívat. "Jsme jedním z mála úřadů, který systematicky využívá elektronický podpis. Za celou dobu jsme však neobdrželi jedinou zásilku podepsanou zaručeným elektronickým podpisem. Uvádím to proto, že tato forma doručování je velmi blízká systému doručování přes datové schránky," dodává Jahoda.
Postřehy z Karviné
Karvinský magistrát se připravuje na datové schránky od ledna. "Všechny smysluplné novinky vítáme," říká tisková mluvčí úřadu Šárka Swiderová. "Nicméně jak je v České republice dobrým zvykem, k datovým schránkám nebyly prováděcí vyhlášky nebo třeba rozhraní systému pro spisovou službu. Poradili jsme si, jsme ve fázi před spuštěním. Od září chceme spustit zkušební provoz, vychytat mouchy a najet naplno bez problémů od 1. listopadu," dodává Swiderová.
Příprava velkých firem
Instituce, které pracují s velkým objemem dat, přípravu nepodceňují. "Nyní probíhá příprava softwarového vybavení, úpravy procesů práce s dokumenty a školení zaměstnanců," říká Jiří Rod, vedoucí tiskového oddělení Všeobecné zdravotní pojišťovny.
Petr Jaroš, ředitel inovací a vývoje Poštovní spořitelny, předpokládá, že se idea datových schránek bude dále rozvíjet a postupně umožní další služby - například uhrazení správních poplatků souvisejících s dokumenty v datových schránkách. "Banka komunikuje elektronicky s řadou státních institucí již mnoho let. Jedná se například o výkaznictví vůči České národní bance nebo daňovým úřadům. Obdobně již řadu let banka nabízí elektronickou komunikaci pro své klienty formou elektronického internetového bankovnictví. Stát tak zavádí metodu obdobnou té, která se osvědčila v soukromém sektoru a která lidem ušetří čas," říká Jaroš.
Pro dotazy k datovým schránkám zřídilo ministerstvo vnitra bezplatnou infolinku 270 005 200.
Klady a zápory schránek
+ Rychlá elektronická komunikace
+ Jednoduché ovládání
- Povinnost vyzvedávat si dokumenty poslané do schránky.
- U pomalej-šího připojení zdlouhavé otevírání zpráv.
- Nutnost ukládat doru-čené zprávy mimo datovou schránku. V ní zůstanou jen 90 dnů.
- Nutnost instalovat apli-kaci 602XML Filler, která může podle některých odborníků představovat bezpečnostní riziko.
Kdo musí mít datovou schránku
občan
NE
živnostník
NE
právnická osoba (firma)
ANO
orgán veřejné moci
ANO
Poznámka: Právnické osobě a orgánům veřejné moci bude datová schránka zřízena automaticky ministerstvem vnitra, a to bezplatně.
Zprovoznění schránky v šesti krocích
Pokud jste o schránku požádali, vyčkejte až vám přijde poštou obálka s přístupovými údaji.
Na svém PC navštivte stránky www.datoveschranky.info
Zadejte přístupové údaje. Nakládejte s nimi opatrně, jako s PIN kódem banky.
Nainstalujte si do počítače speciální doplněk 602XML Filler.
Seznamte se s obsluhou datové schránky.
Stiskem tlačítka "aktivovat datovou schránku", začne být schránka funkční.
Jak a kde žádat
Na stránkách www.datoveschranky.cz. si stáhnete formulář, vyplníte ho a můžete doručit poštou, elektronicky či osobně na
- Czech Point
- Obecní či krajský úřad
- Českou poštu
- K notáři
- Do kanceláře Hospodářské komory
