Firmám se nechce do e-schránek

Už jen necelý týden zbývá do dne, kdy ministerstvo vnitra naostro rozjede svůj dlouho připravovaný projekt datových schránek. Od 1. července totiž začíná platit novela zákona, podle kterého si firmy mohou začít aktivovat svou datovou schránku, elektronický systém podobný e-mailu, jehož prostřednictvím budou komunikovat s úřady a který by měl v budoucnu úplně nahradit klasické papírové dopisy a úřední obsílky.

I když prozatím bude používání datové schránky pro firmy dobrovolné, po uplynutí čtyřměsíční "zaváděcí" lhůty ministerstvo datové schránky aktivuje všem firmám automaticky a elektronická komunikace s úřady se tak stane pro všechny firmy nutností. Proto se mnoho společností chystá, že se zaváděním nového elektronického systému začnou raději už nyní. Jak se ale ukazuje, to co má podnikům sloužit k usnadnění komunikace i práce, prozatím působí spíše jako strašák. Některé firmy už nyní varují, že jim systém datových schránek přinese vážné potíže.

Elektronické břímě

"S velikostí naší firmy souvisí velký objem přijímaných a odesílaných zásilek, který se pohybuje v řádu tisíců denně. Nabízený systém ISDS (informační systém datových schránek, pozn. red.) v jeho současné podobě neodpovídá z hlediska kapacity našim potřebám, proto jsme museli přistoupit k zavedení vlastního řešení," říká Pavla Langová, mluvčí České spořitelny. "Potýkáme se ale s tím, že neexistuje přesná technická dokumentace systému, a musíme se také vypořádat s dodatečnými nebo neplánovanými investicemi do implementace systému," dodává.

Zdeněk Zajíček, náměstek ministra vnitra pro informatiku, který má projekt na starosti, ale uklidňuje s tím, že nepůjde o nic složitého. "Systém pracuje na podobném principu jako například internetové bankovnictví, které už dnes dokáží používat mnozí z nás."

Problémy se zaváděním elektronických schránek teď řeší například i pojišťovna Allianz, která stejně jako banky bude elektronickou komunikaci s úřady využívat velmi často. "Přes veškerou snahu ministerstva vnitra a České pošty, která datové schránky provozuje, jsme neměli zcela přesné a jednoznačné informace o způsobu zřízení schránek," podotýká Jaroslava Fašková, mluvčí Allianz.

Pojišťovna Kooperativa se zase obává, že pro ni bude náročné implementovat v krátkém čase všechny potřebné změny a navázat datové schránky na další podnikové procesy, agendy a technologie.

Krok do neznáma

Častou obavou firem také bývá takzvaná konverze elektronického dokumentu do tištěné podoby. "Když například budete posílat dokument tam, kde jiná než listinná podoba například z technických důvodů není možná, je nutné nejprve s elektronickým dokumentem zajít na pracoviště Czech Point, kde vám dokument převedou do úředně platné tištěné podoby. Za to se ale účtuje poplatek 30 korun za stránku," říká Marek Svazima ze společnosti Gordic, která podnikům dodává software, na němž datové schránky běží.

"Nejčastěji ale firmy mívají strach z toho, že se jim do datové schránky někdo nabourá nebo že se jim nepodaří dodržet termíny," říká Svazima a poukazuje tím na fakt, že jakmile se oprávněný uživatel do své datové schránky přihlásí, považuje se dopis za doručený a například u soudních obsílek začíná automaticky běžet lhůta na odvolání.

Právě toho se obává také Miroslav Wajda, ředitel exportu firmy hutnické společnosti JAP Trading.

"Jsou to dokumenty do vlastních rukou. Když to otevřete, ale nepracujete s tím, nebo dokument například otevře sekretářka a včas jej nepředá, stejně už vám běží lhůta na odvolání. Může tak vzniknout řada nepříjemností," obává se Wajda a říká, že proto také jeho firma vyčká se zavedením až na poslední chvíli. "Počkáme, až se spálí jiní," dodává Wajda.

Datové schránky

Pro firmy

Datovou schránku si povinně budou muset zavést všechny právnické osoby, které jsou zapsané v obchodním rejstříku. Pokud si schránku neaktivují samy do 1. listopadu 2009, aktivuje jim ji automaticky stát a úřady jim do nich začnou zasílat poštu. Od 1. ledna 2010 budou moci datové schránky využívat firmy i pro komunikaci mezi sebou.

Pro úřady

Všechny orgány veřejné moci, tedy ministerstva, úřady, soudní exekutoři apod. si datové schránky zřídí povinně do čtyř měsíců od účinnosti zákona.

Pro občany/živnostníky

Pro občany a živnostníky jsou datové schránky nepovinné, zřizují si je dobrovolně pro usnadnění komunikace s úřady.