Microsoft Office 2010. Proč jsou lepší?

Microsoft uplynulý týden začal v České republice prodávat novou verzi balíčku kancelářských aplikací. Zatím bez velkých fanfár a reklamy. Novou verzi Microsoft Office 2010 si v tuto chvíli mohou koupit jen zákazníci nakupující multilicence (5 licencí a více). Malé firmy a domácí uživatelé si budou muset počkat až do září. Hospodářské noviny už nejnovější sadu nástrojů pro práci s informacemi testují více než dva měsíce, několik týdnů dokonce s českou kontrolou pravopisu, která bude běžně k dispozici od července.

Stejný vzhled, řada vylepšení

Vzhledem k všudypřítomnosti Microsoft Office je zbytečné představovat celou sadu kancelářských aplikací a její historii. Zajímavější je pustit se rovnou do představování novinek ve verzi 2010. Pokud toužíte po převratných změnách a očekáváte revoluci v práci s dokumenty, nabídne Microsoft Office 2010 obojí - zklamání i pocit příjemného uspokojení. Záleží na tom, jak se na celý systém budete dívat. Zklamáni budete, pokud se na Office podíváte rychle a povrchně - vzhled aplikací a jejich ovládání totiž vypadá téměř stejně, jako ve verzi 2007.

Jiný pohled na nové Office získáte, když se zaměříte na způsob, jakým lidé pracují s informacemi. Pak totiž objevíte desítky důležitých vylepšení. A nechybí ani téměř revoluční krok - Microsoft Office 2010 míří na web, do oblasti cloud computingu. Přímo z aplikací je možné ukládat soubory na web a posléze s nimi z webového prohlížeče odkudkoliv pracovat.

Pás karet i v Outlooku

Revolucí v ovládání prošly Microsoft Office už před třemi lety, ve verzi 2007. Reakce na nově zavedený pás karet - pruh ikonek, které zastupují různé akce pro práci s textem, grafikou nebo různými druhy dat - byla bouřlivá a často negativní. Když pominul první šok z toho, jak velký prostor nové ovládání zabírá na obrazovce, ukázalo se, kolik času ušetří ve srovnání s těžkopádnou navigací standardními nabídkami starších verzí Microsoft Office. Aktuální verze vstupuje na trh v podobě, která navazuje na svého předchůdce, ale ve srovnání s ním je pás karet propracovanější a navíc se rozšířil i do všech aplikací sady Microsoft Office.

Nově například nabízí ovládání s pomocí ikonek Outlook, kde ve starší verzi Office chybělo nejvíce. Ale to není, co se Outlooku týče, všechno. Prominentní místo v nabídce ovládacích prvků pro práci s e-mailem patří další novince, označované jako Rychlé kroky. Tato funkce umožňuje zautomatizovat často vykonávané akce jako posílání hromadných e-mailů nebo obvyklá rutina, která zahrnuje v jednom kroku odpověď na e-mail a poté smazání příchozí zprávy.

Nejen v Outlooku, ale i ve všech ostatních aplikacích se s pásem karet pojí ještě jedna změna, a to hodně důležitá. Microsoft vyslyšel častou a oprávněnou kritiku a v nové verzi umožnil lidem, aby si nabídku upravili podle svých představ. Při práci se základními programy, jako jsou dokumenty ve Wordu nebo tabulky v Excelu, tuto volbu ocení každý, kdo má alespoň trochu specifické požadavky - například manažeři, kteří upravují měsíční reporty svých podřízených, si mohou do základního pásu karet přidat funkce pro revizi textu. Nejvíce ale získají uživatelé nadstavbových aplikací. "Vytáhnout" pohodlně do pásu karet ovládací prvky systémů pro řízení vztahů se zákazníky nebo účetnictví už nebude problém.

Snadnější vyhledávání

Podobně příjemné vylepšení nabízí Word u funkce vyhledávání. Po zadání hledaného výrazu se už nezobrazí jen první nalezený výskyt slova. Na levé straně displeje se ukáže přehled všech výskytů hledaného řetězce písmen včetně kontextu, ve kterém se objevuje. Pro každého, kdo často pracuje s dlouhými textovými dokumenty, je už jen toto vylepšení systému vyhledávání dostatečným důvodem pro koupi nové verze. To platí i pro studenty, kteří se potýkají s požadavky na napsání rozsáhlých seminárních či závěrečných prací.

Radost z drobných změn mohou mít i lidé, kteří pracují hodně s Excelem. Jim Microsoft do nové verze přichystal možnost pracovat s ještě většími datovými soubory nebo zjednodušil práci s kontingenčními tabulkami a grafy, z nichž lze vytáhnout potřebné údaje výběrem z přehledného menu. Další šikovnou novinkou v Excelu jsou minigrafy, které názorně zachycují trend v datech v celém řádku. Zabírají prostor jedné buňky v tabulce a dynamicky mění svůj vzhled podle velikosti buňky.

Data na webu

Podobně jako u ovládání se nejnovější verze Microsoft Office u svého předchůdce inspirovala i v oblasti formátu dokumentů. Verze 2007 přinesla novou strukturu ukládání dat založenou na standardu XML. Jeho výhodou sice byla větší odolnost dat proti narušení při přenosu a umožnil také zmenšit velikost souborů i na čtvrtinu, ale nástup nových formátů byl velmi pomalý, protože starší verze Office nedokázaly s těmito typy souborů pracovat.

Po třech letech už je ale situace jiná. Soubory ve formátu Office Open XML je možné otevírat a upravovat díky bezplatným doplňkům i ve starších verzích softwaru a také v konkurenčních aplikacích. Microsoft Office 2010 sází jen na mírně inovovaný souborový formát, který už získal status mezinárodního standardu. Používat je samozřejmě možné i starší souborové formáty, ale kdo chce například mít k dispozici minigrafy v Excelu, jinou možnost než zvolit ukládání souborů v Office Open XML nemá.

Pod záložkou "soubor" se skrývají i další možnosti. Jednoznačně nejzajímavější z nich je ukládání souborů mimo vlastní počítač, nebo (hlavně v případě firemních uživatelů) odesílání dokumentů na SharePoint Server, který slouží jako společná knihovna souborů a informací pro celý tým. Ve spolupráci s novými Microsoft Office umožňuje mimo jiné i pracovat více lidem na tomtéž dokumentu zároveň. Domácí uživatelé nebo podnikatelé, kteří nemají k dispozici vlastní servery, pak mohou využít ukládání souborů do webové služby SkyDrive, která patří do nabídky bezplatných služeb Windows Live.

Verdikt

Pokud jsou v rozpočtu potřebné prostředky, investice do Microsoft Office 2010 má smysl. To platí hlavně ve firmách, které se nespokojí jen s aktualizací na novou verzi aplikací sady Microsoft Office, ale rozšíří jejich možnosti i o serverové produkty v čele se SharePoint Serverem.

Pro domácí uživatele má investice do Microsoft Office smysl jako investice do budoucnosti - Microsoft Office budou děti používat ve školách i v budoucím zaměstnání a dva a půl tisíce korun není tak vysoká částka. Novinka se vyplatí i přes to, že existují bezplatné kancelářské aplikace v čele s OpenOffice a Google Docs. Ty totiž zdaleka nenabízejí tolik funkcí jako Microsoft Office.

Grafika

Přímo v aplikaci PowerPoint lze zkrátit video nebo přidat k obrázkům efekty.

1. Ovládání

Takzvaný pruh karet (na obrázku dole) nabízí rychlý přístup k nejpoužívanějším funkcím.

2. Hledání

Vyhledávání v aplikaci Word zobrazí nalezené slovo i s kontextem.

3. Minigrafy

Novinkou v Excelu jsou minigrafy, které v jedné buňce graficky vyjádří vývoj dat v celém řádku.

4. Web Apps

Aplikace Microsoft Office 2010 na webu vypadají stejně jako jejich newebové protějšky.